Uma das grandes responsabilidades do gestor de facilities é realizar a preparação, execução e acompanhamento de todas as ações relacionadas à manutenção das edificações da organização em que trabalha – afinal, estas são o suporte real, concreto e físico da empresa.
Dependendo das dimensões dessas edificações, sua manutenção pode ser um trabalho minucioso, complexo e repleto de detalhes, custos e recursos a serem controlados, tanto para se prezar pela qualidade dos serviços quanto para prestação de contas internas da organização. Há também que se considerar fatores que estão fora do controle deste gestor, como as deteriorações naturais que aparecem com o passar do tempo e a ocorrência de fenômenos do próprio meio ambiente, como chuva, sol e vento.
Para que esse trabalho transcorra da forma mais tranquila possível, é de extrema importância desenvolver um planejamento que contemple todas as ações a serem executadas, prevendo possíveis problemas e imprevistos, e seu posterior controle, para acompanhamento de tudo o que foi posto no papel.
Toda essa dinâmica pode tirar o sono do gestor de facilities, mas separamos aqui alguns pontos que podem auxiliar a traçar esse caminho, para tornar essas atividades mais descomplicadas, rumo a noites bem dormidas e a uma organização com a manutenção de suas edificações em dia.
PLANEJAMENTO
Com relação ao planejamento dessas manutenções, sejam elas preventivas ou corretivas, é necessário atentar-se a/ao:
Desenvolvimento de um programa de manutenção permanente em sua organização a partir de ações periódicas. Lembre-se que ações de prevenção são sempre mais econômicas do que reparar danos, mas é preciso separar um tempo em sua rotina para desenhar esse roteiro.
Previsão de cronograma e orçamento para o período em questão. Quanto tempo e qual verba serão necessários para os reparos em questão?
Definição de indicadores e métricas para o acompanhamento dos trabalhos e posterior resultado das ações de manutenção. Este ponto é essencial para a futura tomada de decisões, pois dará a elas o embasamento de fatos e números.
Preservação da organização e funcionamento da empresa durante a execução dos trabalhos. Afinal, há que se prezar pela continuidade do core business da empresa, de forma que suas principais atividades sejam interrompidas o mínimo possível.
Pesquisa dos fornecedores aptos a realizar os serviços necessários. Faz parte de um bom planejamento a pesquisa das empresas que poderão executar os reparos com excelência, atendendo aos prazos e verbas pré-definidos.
Contratação dos serviços de manutenção.
Respeito pelas normas técnicas. Não bastando toda a complexidade desse cenário, o gestor de facilities deve, ainda, se atentar às diversas normas que versam sobre a manutenção das edificações. Apenas para exemplificar, a “ABNT NBR5674 – Manutenção de edificações: requisitos para o sistema de gestão de manutenção”, estabelece que “a gestão do sistema de manutenção deve incluir meios para preservar as características originais da edificação e prevenir a perda de desempenho decorrente da degradação dos seus sistemas, elementos ou componentes” [1]. Há também a NR-8 da Consolidação das Leis do Trabalho, que aborda inúmeros requisitos técnicos mínimos que devem ser analisados e considerados nas edificações em questão, com o objetivo de garantir segurança, salubridade e conforto a todos que trabalhem nesses locais, a partir de itens como “circulação” e “proteções contra intempéries”.
CONTROLE
A etapa de controle não é menos importante que o planejamento e, como tal, não deve ser menosprezada. Nesta fase, é o momento de se atentar ao:
Acompanhamento das obras. Os serviços contratados estão sendo realizados de acordo com o combinado em contrato? O cronograma está sendo cumprido em todas as suas etapas? Os custos estão dentro da verba estimada e destinada para tais atividades?
Registro do andamento dos procedimentos. Manter um ou mais documentos de controle é essencial para a organização e sucesso dessa empreitada. Essas anotações também são necessárias para verificação dos indicadores e métricas e ajudarão a definir se os trabalhos estão de fato no caminho certo.
Cumprimento das normas e técnicas aplicáveis. Este pode parecer um controle meramente burocrático, mas ao garantir que tudo está dentro das normas, as chances de repetição dos trabalhos serão mínimas.
Registro final. Após a entrega do trabalho em questão, qual foi o resultado? Quando essa manutenção deverá ser feita novamente? Os custos do planejamento se mantiveram dentro do esperado? O resultado está de acordo com as expectativas e necessidades? O fornecedor foi aprovado pela qualidade e empenho em seu trabalho? Aqui são muitas as perguntas e reflexões que podem e devem ser feitas a fim de se avaliar todo o projeto realizado e de se chegar a aprendizados para fundamentar ações e decisões futuras.
Acreditamos que com estes passos, é possível ao gestor de facilities traçar uma rota de planejamento, execução e acompanhamento dos trabalhos de manutenção. São pontos que poderão ajudar a tornar o seu complexo dia a dia mais organizado e que certamente terão impacto positivo nesta importante missão de proporcionar um ambiente seguro para os demais colaboradores executarem suas funções com tranquilidade.
FONTES/REFERÊNCIAS:
[1] Norma Técnica ABNT NBR 5674:2012 – ABNT
Comentando os principais itens da NR 8 – Segurança do Trabalho NWN
Controlar a Manutenção é essencial – Manutenção em Foco
Edificações necessitam de Manutenção – Manutenção em Foco
