Escolher um fornecedor para a sua organização não é uma tarefa fácil. Essa missão fica especialmente mais difícil caso essa empresa terceirizada vá atuar dentro da sua companhia, realizando serviços internos e interagindo com seus colaboradores e clientes, muitas vezes.
Nesse momento, é importante fazer uma análise profunda dos serviços e produtos que sua empresa realmente necessita e dos fornecedores habilitados para cumprir esses pré-requisitos. Para ajudar nessa definição, separamos 10 pontos de atenção que devem ser questionados, estudados e levados em consideração para que essa escolha do fornecedor seja bem-sucedida e traga os resultados esperados à organização. São eles:
1 – QUAIS SERVIÇOS PRECISO TERCEIRIZAR?
Faça uma análise das demandas da sua organização que precisam ser terceirizadas, por exemplo: transporte de pessoas, documentos ou produtos, limpeza, serviços gerais, manutenção e reparos, controle de vetores, limpeza de caixa d’água, entre tantas outras possibilidades. Atualmente, já há uma infinidade de serviços que podem ser terceirizados e realizados por empresas especializadas nessas funções.
Procure entender a fundo essa necessidade para estar a par de todos os pormenores ao passar para a próxima etapa. Pode ser interessante conversar com outras pessoas da organização, incluindo gestores e áreas diretamente relacionadas aos serviços, para entender as expectativas e ficar por dentro de todos os detalhes.
2 – QUAIS SERVIÇOS A EMPRESA TERCEIRIZADA OFERECE?
Após listar todas as necessidades por parte da sua organização, é hora de procurar pelos fornecedores aptos a realizar os serviços. Hoje, há uma busca crescente pelo chamado Integrated Facility Management (IFM), que é a consolidação de diversos ou até de todos os serviços em uma única empresa e, consequentemente, em um único contrato.
Esta é uma tendência cada vez maior no mercado, pois facilita e muito a operação, comunicação, rotina e controle de todas as atividades por parte do gestor de facilities. O profissional pode manter um único ponto de contato e terá à sua disposição um fornecedor que já está a par de toda a sua necessidade, cultura e organização.
3 – O FORNECEDOR ATENDE SUA LOCALIZAÇÃO?
Este ponto pode parecer bastante óbvio, mas também merece atenção: a empresa terceirizada em questão pode atender a localidade da sua organização? Isso é especialmente crítico no caso de companhias que possuem mais de uma unidade e até filiais em diversos pontos, como em diferentes cidades e estados. Fique atento também a esse requisito na hora da escolha do fornecedor!
4 – O QUE ESTÁ INCLUSO NO SERVIÇO CONTRATADO?
Ao realizar a negociação, procure tirar todas as dúvidas relacionadas ao serviço para não ter surpresas mais tarde com despesas que não estavam previstas: itens como produtos de limpeza e uniformes, por exemplo, estão inclusos nos valores já estipulados? Averigue os detalhes de cada serviço e que podem gerar custos extras.
5 – O FORNECEDOR POSSUI UMA CARTEIRA DE CLIENTES ROBUSTA?
É interessante olhar a lista de clientes atendidos pelo fornecedor em questão. Uma clientela de peso é um bom indicador! Verifique o porte das empresas, se são similares à sua organização e se estão satisfeitas com os serviços prestados. Procure por depoimentos que certifiquem esses pontos e pesquise se existe uma boa relação entre ambas. Isso lhe dará insumos sobre a reputação do fornecedor no mercado.
6 – QUAL O TEMPO DE MERCADO DESSE FORNECEDOR?
Há quantos anos essa empresa está no mercado? A trajetória da terceirizada é sólida? Este é um item que pode lhe dar muitas informações sobre o fornecedor, afinal, mais anos de atuação significa mais experiência em relacionamento, gestão de crises e expertise nos serviços prestados. Mas fique atento: muitas empresas de longa data ficam estagnadas em processos antigos e não buscam a tão falada (e necessária) inovação. Tradição e renovação podem andar juntas, sim!
7 – OS PREÇOS SÃO CONDIZENTES COM O SEU BUDGET?
É claro que para usufruir de todos os benefícios de uma terceirização, você precisará analisar se os valores do fornecedor escolhido cabem no seu orçamento. Mas é importante ficar atento também a preços muito abaixo do mercado. Não adianta contratar um fornecedor barato que lhe trará economia agora e dores de cabeça mais tarde. Analise sempre o custo-benefício daquela contratação.
Avalie, ainda, a economia a longo prazo, que virá aos poucos com a redução de custos proveniente de manutenções e cuidado com as instalações, por exemplo.
8 – A EMPRESA TEM CONDIÇÕES DE ATENDER OS PRAZOS ESTIPULADOS?
De nada adianta contratar um fornecedor que contempla os pontos anteriores, mas que não poderá lhe atender prontamente ou lhe deixará na mão com relação a prazos e periodicidade – muitos serviços não são pontuais, mas sim recorrentes. É preciso que o contratado tenha a infraestrutura adequada, seja ágil e flexível com relação a datas e limites de entrega – mas lembre-se que qualquer terceirizado, por melhor que seja, também precisa estar munido de informações e planejamento. Ninguém fará mágica com prazos apertados ou fora da realidade. A parceria é essencial e a flexibilidade deve vir de ambos os lados!
9 – VOCÊS COMPARTILHAM DOS MESMOS VALORES?
Trabalhar com alguém que tem os mesmos valores e visão de mundo deixa tudo mais fluido por conta de uma palavra: alinhamento. Se a sua empresa preza rigorosamente por questões ambientais e de sustentabilidade, seus fornecedores precisam ter essa mesma visão de mundo, caso contrário, haverá muitas divergências no dia a dia e na forma de conduzir os negócios. Conheça os valores, visão e propósito dos fornecedores com os quais escolheu trabalhar.
10 – VOCÊ SENTE QUE É POSSÍVEL ESTABELECER UMA RELAÇÃO DE PARCERIA?
Por último, mas não menos importante, questione-se: há espaço e estrutura para estabelecermos um trabalho de confiança? As empresas não querem mais meros fornecedores, elas exigem parceiros de negócio que reduzam as interrupções em seu core business e que assumam os riscos desse trabalho em conjunto. A relação cliente-fornecedor deve ser pautada pela confiança e comprometimento.
Tendo em mãos as respostas para estes 10 questionamentos, sua empresa certamente poderá fazer a escolha por um fornecedor com mais embasamento e segurança. Todo esse estudo antes da contratação pode ser bastante trabalhoso, mas terá reflexos positivos no dia a dia da relação com esse terceirizado, na qualidade dos serviços prestados e na sua satisfação e economia.
Fontes / Referências:
5 dicas para escolher o melhor fornecedor para sua empresa – Literis
Como escolher bons fornecedores para a sua empresa – Profissional de E-Commerce
